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Der Beirat als Erfolgsinstrument für Familienunternehmen

Wenn mittelständische Unternehmer und Führungskräfte auf das Thema Beirat angesprochen werden, wird oft ein sehr traditionelles Bild gezeichnet: Beiräte sind nur etwas für große Unternehmen, das ist nach wie vor die landläufige Auffassung. Manchmal sind die Kommentare auch eher abfällig: Ruheposten für ehemalige Geschäftsführer und Senioren….

Die Erfahrungen aus der Beratungspraxis sind so unterschiedlich wie die Familienunternehmen und die dahinter stehenden Unternehmerfamilien selbst. Aber eines haben Unternehmen, die erfolgreich mit Beiräten arbeiten, gemeinsam: die Steigerung der Professionalität und die Kanalisierung der Emotionalität. Und deshalb ist der Einsatz von Beiräten gerade in Familienunternehmen, z.B. in der Phase eines Generationswechsels, ein oft unterschätztes Instrument. Denn ab der zweiten Generation geht dabei nicht mehr „automatisch“ Eigentum und Management in eine Hand. In vielen Unternehmen sind die Familienmitglieder nur (oder auch) aufgrund anderer beruflicher Ausrichtungen und Neigungen Anteilseigner, was neben dem personellen Wechsel auch zu einem Strukturwandel führt, mit dem sich erstmalig neue Fragen stellen:

  • Wie kann man als Gesellschafter sachliche, neutrale und „ungeschminkte“ Eindrücke erhalten, um die richtigen Entscheidungen zu treffen?
  • Wer ist Ansprechpartner für die Geschäftsführung, wenn verschiedene Gesellschafter vorhanden sind?
  • Und wer trifft zeitnah unternehmerische Entscheidungen, so dass die Geschäftsführung im Tagesgeschäft handlungsfähig ist?

Bei diesen Fragestellungen kann ein Beirat als Mittler zwischen Gesellschaftern und der Geschäftsführung eine professionelle Zusammenarbeit beider Ebenen unterstützen und eine oft „emotionale Beweisführung“ durch sachliche Moderation ersetzen. Mit mehreren Stämmen nehmen die Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern erfahrungsgemäß zu, die Willensbildung unter den Gesellschaftern wird schwieriger und Beschlüsse sind aufwändiger zu erzielen. Hier kann ein Beirat, der das Vertrauen aller Gesellschafter genießt, auch zwischen den Gesellschaftern als Schiedsrichter handeln und mitunter sogar langwierige Gerichtsverhandlungen ersparen. Professionelle Beiräte geben den sich zurückziehenden Gesellschaftern Sicherheit durch Kontrolle der Geschäftsführung und unterstützen die junge Generation beim Einstieg in die neuen Aufgaben. Im Beirat kann sich das neue Management mit anderen unternehmerisch denkenden und erfahrenen Persönlichkeiten austauschen. Der Beirat kann durch seinen von außen kommenden Rat Betriebsblindheit verhindern, neue Wege aufzeigen und das Risiko von Fehlentscheidungen verringern. Als Impulsgeber legt er nicht nur den Finger in die Wunde, sondern zwingt auch dazu, eigene Ideen vor anderen zu begründen, was erfolgreiche Konzepte fördert. Gute Beiräte bedeuten oft auch eine sinnvolle Erweiterung des eigenen Netzwerkes des Unternehmens und sind Vermittler – nicht nur zwischen Gremien, sondern auch Türöffner zu neuen Kunden und Lieferanten.

Wenn dies die Möglichkeiten sind, stellt sich die Frage, wie ein Beirat im Mittelstand erfolgreich eingesetzt werden kann? Sieben Schritte sind dafür wesentlich:

Schritt 1: Klärung der Ziele und Erwartungen von Gesellschaftern und Geschäftsleitung

In einem ersten Schritt müssen die jetzigen und künftigen Beteiligten klären, was sie von einem Beirat erwarten. Nur wenn ein Beirat eine konkrete Zielsetzung der Gesellschafter für seine Arbeit erhält, wird er seine Funktion sinnvoll aufnehmen können. Das kann beispielsweise sein:

  • Nach außen und innen klar erkennbarer Rückzug der Altgeneration auf die Gesellschafterebene
  • Verbesserung und Transparenz der Informationsflüsse
  • Neue Impulse und Erkenntnisse von außen einbringen
  • Zusätzliche neutrale und standardisierte Kontrolle der Geschäftsführung

Schritt 2: Die richtigen Voraussetzungen schaffen – Transparenz der Gremienfunktionen

Neben der Klärung der Ziele muss die Unternehmerfamilie weitere Vorleistungen erbringen. Wenn statt eines Unternehmers künftig drei Gesellschafter, eine Geschäftsführung und ein Beirat ein Unternehmen führen sollen, muss diese Zusammenarbeit geplant und durch eine klare Gremienstruktur abgebildet werden. Nur wenn die Funktionen und Schnittstellen transparent und die Grenzen klar sind, kann der Beirat effizient arbeiten.

Schritt 3: Erarbeitung Beiratsprofil und Beiratsstruktur

Beiräte in Familienunternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen. Oft ist die Vermittlung zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern wie auch unter den Familiengesellschaftern wesentliche Aufgabe. Hierfür ist ein passgenaues Profil zu erarbeiten, statt den Beirat auf vorhandene Kandidaten auszurichten. Verwandte oder Beiräte, die einem Beteiligten „besonders nahe stehen“ sind ohnehin zu vermeiden, sie führen zu Ungleichgewichten und Positionskämpfen, die wenig zuträglich sind. Die Anzahl der Beiräte hängt von der Größe und Aufgabenstellung ab. In der Praxis hat sich eine ungerade Zahl von mind. drei Beiräten bewährt.

Schritt 4: Vorbereitung der Beiratssuche

Ist das Anforderungsprofil mit der Geschäftsleitung diskutiert und von den Gesellschaftern verabschiedet, beginnt die systematische Suche nach den passenden Personen. Dabei kann grundsätzlich jeder, der unbeschränkt geschäftsfähig ist, Beirat werden. Man sollte jedoch niemanden wählen, der für die Gesellschaft schon an anderer Stelle tätig ist, zum Beispiel zugleich als Wirtschaftsprüfer oder Rechtsberater oder als Hausbank. Wie groß der Anteil familienfremder Dritte ist, oder ob der Beirat mehrheitlich aus Gesellschaftern bestehen muss, ist in der Beiratsordnung bzw. im Gesellschaftsvertrag zu regeln.

Schritt 5: Auswahl der Bewerber durch persönliche Interviews

Zentrales Instrument für die Auswahl des Beirats sind persönliche Interviews, die entweder durch einen Externen, der regelmäßig solche Gespräche führt oder einen Gesellschafter geführt werden. Die Kandidaten, die am ehesten in Frage kommen, sollten dann in einer zweiten Interviewrunde allen Gesellschaftern vorgestellt werden, so dass eine gemeinsame Entscheidung kurzfristig gefällt werden kann.

Schritt 6: Rechtsfragen bei der Beiratseinführung

Anders als bei der Aktiengesellschaft, bei der ein Beirat gesetzlich vorgeschrieben ist, sind Beiräte in anderen Rechtsformen freiwilliger Natur. Der rechtliche Aufwand zur Errichtung eines Beirats hängt von dessen Aufgaben ab. Ein Beirat, der nur beratend tätig werden soll, wird durch einen Vertrag zwischen der Gesellschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern errichtet. Darin werden die jeweiligen Rechte und Pflichten (v.a. Informationsversorgung und Vergütung durch die Gesellschaft sowie Beratungsleistung und Verschwiegenheit durch die Beiräte) festgehalten. Ein kontrollierender Beirat hingegen muss im Gesellschaftsvertrag verankert sein. Hierbei muss klar werden, wer welche Aufgaben hat. Hat das Gesetz ausdrücklich der Gesellschafterversammlung, den einzelnen Gesellschaftern oder der Geschäftsführung Aufgaben zugewiesen (z.B. Satzungsänderungen durch die Gesellschafter), können diese nicht auf den Beirat übertragen werden.

Schritt 7: Information und Einführung der Beiräte

Ein erstes Informationspaket sollte das Unternehmen in Form eines aktuellen Businessplans vorstellen. Dazu gehören Informationen über die Branchenentwicklungen und Details über die Erträge einzelner Geschäftsbereiche ebenso wie die grundlegende Unternehmensstrategie. Diese Informationen sind elementares Basiswissen für einen Beirat, um die Rolle als unternehmerischer Sparringspartner auch ausüben zu können und aktuelle Zahlen im Kontext der Unternehmensstrategie beurteilen zu können. Dabei gilt „weniger ist mehr“: Lieber einige aussagefähige Unterlagen in Form eines Beiratscockpits als Ordner mit Zahlenkolonnen, durch die ein Externer nicht durchsteigen kann.

Nicht nur der Beirat muss sich in seine neuen Aufgaben einarbeiten, auch das Unternehmen muss sich auf einen aktiven Beirat einstellen, was zunächst oftmals mit mehr Arbeit verbunden scheint, weil die Informationen zumeist nicht für Externe aufbereitet sind – wenn sie überhaupt vorliegen. Daher sollte das erste Beiratsjahr idealerweise ein Pilotjahr sein, in dem Unternehmen und Beirat zusammen finden, bevor im zweiten Jahr alles in professionellen Bahnen laufen kann.

Beiräte sind nicht nur etwas für große Unternehmen – ganz im Gegenteil. Bei sorgsamer Vorbereitung, Klarheit über die Aufgaben und Transparenz der Gremien kann ein kompetenter Beirat gerade in mittelständischen Familienunternehmen vieles bewirken: Als zusätzlicher Erfahrungsgeber, als Vermittler zwischen Familienwelt und Geschäftswelt, als Sparringspartner bei der Begleitung von Wachstum ist ein Beirat ein hervorragendes Instrument für den Erhalt und Ausbau von erfolgreichen Familienunternehmen.

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